Отдел административной работы

Основные задачи отдела

- участие в реализации государственной политики в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах на территории Иркутской области в пределах установленных полномочий;

- участие в осуществлении управления в пределах своей компетенции в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах;

- участие в осуществлении деятельности в пределах своей компетенции по организации и ведению гражданской обороны, экстренному реагированию при чрезвычайных ситуациях, в том числе по чрезвычайному гуманитарному реагированию, защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций и пожаров, обеспечению безопасности людей на водных объектах на территории Иркутской области;

- организация, ведение и совершенствование в ГУ МЧС России делопроизводства, архивного и иного хранения документов с использованием системы электронного документооборота;

- организация контроля исполнения поручений в ГУ МЧС России;

- организация текущего и перспективного планирования в ГУ МЧС России;

- организационное обеспечение деятельности комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности субъекта Российской Федерации, коллегии ГУ МЧС России, Общественного совета при ГУ МЧС России (далее - совещательные и координационные органы);

- организация работы архива ГУ МЧС России.

В соответствии с задачами отдел осуществляет следующие функции:

- разрабатывает проект приказа об организации делопроизводства, контроля и архивной работы в ГУ МЧС России; разрабатывает положение об отделе;

- организует разработку ежегодного плана основных мероприятий в области гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах в субъекте Российской Федерации;

- разрабатывает план основных мероприятий ГУ МЧС России;

- разрабатывает положение о коллегии ГУ МЧС России и регламент коллегии ГУ МЧС России;

  - разрабатывает положение об Общественном совете при ГУ МЧС России;

- разрабатывает порядок приема и отправки корреспонденции в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни;

- обеспечивает подготовку и утверждение в установленном порядке инструкций и нормативно-методических документов по вопросам, делопроизводства и архивной работы ГУ МЧС России;

 - осуществляет экспедиционную обработку поступающих и исходящих документов:

- прием, первичную обработку и отправку корреспонденции (почтовая связь, фельдъегерская связь);

- организует своевременное доведение документов до соответствующих структурных подразделений ГУ МЧС России;

- обеспечивает в установленном порядке формирование электронной базы данных СЭД путем внесения информации о документах в СЭД, сканирования и создания электронных образов;

- осуществляет регистрацию и учет прохождения входящих документов, с использованием СЭД, распределение поступающих документов (в электронной форме или на бумажном носителе);

- осуществляет представление поступающих документов на рассмотрение начальнику ГУ МЧС России и после получения соответствующего указания по исполнению (резолюции), передачу исполнителям с внесением соответствующей информации в СЭД;

- осуществляет обеспечение получения документов по системе межведомственного электронного документооборота и информационным системам общего пользования;

- осуществляет в установленном порядке регистрацию, оформление, рассылку и хранение распорядительных и внутренних документов ГУ МЧС России (протоколы, приказы по основной деятельности, распоряжения, докладные записки);

- осуществляет учет, регистрацию в СЭД и отправку по СЭД исходящих документов после проверки правильности их оформления, сканирование и прикрепление электронного образа документа к его регистрационно¬- контрольной карточке;

- осуществляет контроль за ходом исполнения документов и поручений, который включает постановку поручений на контроль, реализацию проверочных мероприятий, применяемых в целях получения своевременной и достоверной информации о ходе исполнения поручений, учёт, обобщение и анализ полученной информации, снятие поручений с контроля;

- осуществляет контроль в пределах компетенции за соблюдением в ГУ МЧС России требований законодательства Российской Федерации по вопросам обращения со служебной информацией ограниченного распространения;

- осуществляет согласование распорядительных, внутренних и исходящих документов, подготовленных ГУ МЧС России за подписью начальника ГУ МЧС России;

- осуществляет анализ соответствия функций структурных подразделений Главного управления МЧС России по МЧС России функциям ГУ МЧС России и подготовку предложений по изменению функций структурных подразделений централ ГУ МЧС России в пределах компетенции отдела;

- осуществляет редактирование проектов документов перед представлением их на доклад начальнику ГУ МЧС России;

- осуществляет возврат в структурные подразделения ГУ МЧС России документов (переданных на регистрацию, отправку, представленных на рассмотрение начальнику ГУ МЧС России) на доработку исполнителям в случае их несоответствия требованиям, содержащимся в нормативных правовых актах МЧС России по вопросам делопроизводства;

- осуществляет анализ, подготовку и систематизацию сведений о состоянии контрольных поручений и исполнительской дисциплины для представления руководству;

- осуществляет подготовку аналитических справок, предложений и других материалов по вопросам контроля исполнения поручений и повышения уровня исполнительской дисциплины;

- осуществляет контроль прохождения документов, подготовку руководству отчетов об исполненных и находящихся на исполнении документах; ведет статистический учет поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов;

- осуществляет контроль за своевременным списанием в дело (с использованием СЭД) исполненных документов;

- разрабатывает номенклатуру дел с использованием СЭД;

- осуществляет формирование, оформление, учет, хранение дел; проводит инструктаж вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами;

- проводит проверки структурных подразделений ГУ МЧС России, по вопросам, отнесенным к компетенции отдела; готовит письма, справки, материалы к совещаниям по вопросам компетенции отдела;

- проводит консультации по организации делопроизводства, архивной работы и электронного документооборота для сотрудников ГУ МЧС России; обеспечивает работу архива ГУ МЧС России; разрабатывает положение об экспертной комиссии ГУ МЧС России;

- разрабатывает положение об архиве ГУ МЧС России;

- обеспечивает работу экспертной комиссии ГУ МЧС России;

- осуществляет комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве, принимает упорядоченные документы структурных подразделений;

- осуществляет учет и обеспечение сохранности документов;

- осуществляет создание научно-справочного аппарата к документам архива;

- обеспечивает использование хранящихся в архиве документов;

- организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляют использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

- обеспечивает защиту государственной тайны при ведении архивной работы; обеспечивает подготовку и своевременную передачу дел на хранение в Центральный архив МЧС России;

- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение, осуществляет уничтожение в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения; производит отбор и уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;

- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел, организации их хранения в структурных подразделениях ГУ МЧС России; оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям ГУ МЧС России в работе с документами; участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства;

- осуществляет документационное и протокольное оформление заседаний совещательных и координационных органов, совещаний под руководством начальника ГУ МЧС России осуществляет координацию деятельности структурных подразделений ГУ МЧС России по вопросам планирования и проведения заседаний совещательных и координационных органов, совещаний с участием руководства ГУ МЧС России;

- организация выдачи и учёта печатей и штампов в Главном управлении согласно приказа МЧС России от 15.11.2004 № 516 ДСП «Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе МЧС России»;

- осуществление в пределах своей компетенции мероприятий по противодействию коррупции в соответствии с Федеральным законом от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействию коррупции».